حسابرسی داخلی، یکی از پایه های نظام مدیریت شرکت در کنار مدیریت ریسک است که به سازمان ها کمک می کند تا به اهداف خود دست یابند، خطرات را مدیریت کنند و فرآیندهای داخلی را بهبود بخشند. اما حسابرسی داخلی دقیقاً چیست و چگونه عمل می کند؟ در این مقاله از سامان حسابان، به بررسی تمام جنبه های حسابرسی داخلی می پردازیم، از تعریف و اهداف آن تا فرآیندها، استانداردها و مزایای آن؛ با ما همراه باشید .
تعریف حسابرسی داخلی
حسابرسی داخلی (Internal Audit) فرآیندی مستقل، بی طرف و مبتنی بر شواهد است که توسط تیم داخلی سازمان انجام می شود و یکی از مهمترین انواع حسابرسی است. هدف اصلی آن، ارزیابی و بهبود اثربخشی نظام های کنترل داخلی، مدیریت ریسک و فرآیندهای حکمرانی شرکتی است. برخلاف حسابرسی خارجی که بر صحت صورت های مالی متمرکز است، حسابرسی داخلی به بررسی کلیه جنبه های عملیاتی، مالی و انطباقی سازمان می پردازد.
اهداف حسابرسی داخلی
- بررسی و بهبود سیستم های کنترل داخلی برای کاهش ریسک های مالی و عملیاتی.
- شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک هایی که ممکن است بر دستیابی به اهداف سازمان تأثیر بگذارند.
- اطمینان از رعایت قوانین، مقررات و استانداردهای داخلی و خارجی.
- ارائه توصیه هایی برای افزایش کارایی و اثربخشی فرآیندهای سازمان.
- افزایش شفافیت در گزارش دهی و پاسخگویی به ذینفعان داخلی و خارجی.
فرآیند حسابرسی داخلی
حسابرسی داخلی به عنوان یک فرآیند ساختار گرا و علمی، شامل مراحل مختلفی است که هر کدام از آنها نقش خاصی در دستیابی به اهداف حسابرسی دارد:
مرحله اول: برنامه ریزی (Planning)
در این مرحله، حسابرسان داخلی با تعیین اهداف، شناسایی حوزه های ریسک و تهیه یک برنامه عملی، زمینه سازی برای حسابرسی موفق انجام می دهند. این مرحله شامل زیربخشهای زیر است:
اهداف حسابرسی باید بر اساس نیازهای مدیریت بالا و استراتژی سازمان تعیین شوند. این اهداف ممکن است شامل شناسایی ضعف های موجود در کنترل های داخلی، ارزیابی مؤثر بودن مدیریت ریسک یا اطمینان از پیروی از قوانین و مقررات باشد.
حسابرسان داخلی باید حوزه هایی را که بیشترین ریسک را برای سازمان ایجاد می کنند، شناسایی کنند. این شامل ریسک های مالی (مانند تقلب در مالیات)، ریسک های عملیاتی (مانند نقص در فرآیندها)، ریسک های تکنولوژیکی (مانند حملات سیبری) و حتی ریسک های مرتبط با سمع و شهرت سازمان است.
جمع آوری اطلاعات اولیه، مرحله بعدی است، در این بخش، حسابرسان داخلی از منابع مختلف اطلاعاتی استفاده می کنند که شامل بررسی گزارش های مالی، سیاست ها و رویه های سازمان، مصاحبه با مدیران و کارکنان، و بررسی اسناد موجود است.
تعیین دامنه حسابرسی بعد از جمع آوری اطلاعات، انجام می گیرد، دامنه حسابرسی شامل تعیین بخش های سازمانی، فرآیندها یا فعالیت هایی است که باید بررسی شوند. این دامنه باید بر اساس اولویت بندی ریسک ها تعیین شود.
حالا برنامه زمان بندی تعیین می شود، برنامه زمان بندی حسابرسی شامل تعیین تاریخ های شروع و پایان، تخصیص منابع (مانند حسابرسان متخصص)، و برنامه ریزی برای انجام فعالیت های مختلف است.
مرحله دوم: اجرا و بررسی (Execution and Examination)
در این مرحله، حسابرسان داخلی به جمع آوری شواهد و مستندات می پردازند. این فرآیند هم همانند مرحله اول که بررسی کردیم، به صورت نظام مند و با استفاده از روش های علمی انجام می شود. زیربخشهای این مرحله عبارتند از:
- مصاحبه با کارکنان و مدیران انجام می شود، مصاحبه ها به منظور جمع آوری اطلاعات از منابع انسانی انجام می شوند. این مصاحبه ها می توانند شامل سوالاتی دربارهٔ فرآیندها، کنترل ها و مشکلات موجود باشند.
- فرایندها مشاهده می شوند، حسابرسان داخلی ممکن است به محیط کاری راه پیدا کنند تا فرآیندها و عملکردها را به صورت مستقیم مشاهده کنند. این روش به شناسایی اختلالات و نقص های عملی کمک می کند.
- بررسی اسناد مالی، قراردادها، گزارش ها و سایر مستندات سازمانی به منظور اطمینان از صحت و کامل بودن اطلاعات انجام می شود.
- اجرای تست های تحلیلی مخصوص این مرحله است، حسابرسان داخلی از ابزارهای تحلیلی و نرم افزارهای تخصصی برای بررسی داده ها و شناسایی الگوهای غیرمعمول استفاده می کنند. این شامل تحلیل رگرسیون، تحلیل واریانس و سایر روش های آماری می شود.
مرحله سوم: ارزیابی و تحلیل (Evaluation and Analysis)
پس از جمع آوری شواهد، حسابرسان داخلی به ارزیابی و تحلیل داده ها می پردازند. این مرحله شامل زیربخشهای زیر است:
- شناسایی نقاط ضعف که حسابرسان داخلی با تحلیل داده ها، نقاط ضعف موجود در فرآیندها، کنترل ها و مدیریت ریسک را شناسایی می کنند. این شامل نقص در کنترل های داخلی، عدم کارایی فرآیندها و حتی نقض قوانین و مقررات است.
- شناسایی ریسک ها که در این بخش، حسابرسان داخلی به شناسایی ریسک های موجود در سازمان می پردازند. این شامل ریسک های مالی، عملیاتی، تکنولوژیکی و قانونی است.
- شناسایی فرصت های بهبود، در واقع ، حسابرسان داخلی با تحلیل فرآیندها، فرصت هایی را برای بهبود عملکرد سازمان شناسایی می کنند. این شامل بهینه سازی منابع، کاهش هزینه ها و افزایش کارایی است.
- ارزیابی مؤثر بودن کنترل ها که این بخش شامل بررسی این است که آیا کنترل های داخلی سازمان به نحوی طراحی شده اند که خطاهای مالی، تقلب و غیرقانونی بودن عملکردها را حداقل کنند یا خیر.
مرحله چهارم: گزارش دهی (Reporting)
در این مرحله، حسابرسان داخلی یافته های خود را در قالب گزارش های رسمی ارائه می کنند. این گزارش ها باید شامل توصیه ها و راهکارهایی برای بهبود فرآیندها و کاهش ریسک ها هم باشدنه فقط ارائه ارقام و اعداد و نمودار! زیربخشهای این مرحله عبارتند از:
- تهیه گزارش نهایی ؛ گزارش نهایی باید شامل یافته های حسابرسی، نقاط ضعف شناسایی شده، ریسک ها و فرصت های بهبود باشد. این گزارش باید به صورت واضح و موضوعی تدوین شود.
- ارائه توصیه ها؛ حسابرسان داخلی باید پیشنهاداتی برای بهبود فرآیندها و کاهش ریسک ها ارائه دهند. این توصیه ها باید عملی و قابل اجرا باشند.
- ارائه گزارش به مدیران بالا؛ گزارش نهایی به مدیران بالاترین سطح سازمان گزارش داده می شود تا تصمیمات مناسبی اتخاذ کنند.
مرحله پنجم: پیگیری (Follow-up)
پس از انجام تمام مراحل شرح داده شده، حسابرسان داخلی اطمینان حاصل می کنند که توصیه های ارائه شده اجرایی شده اند و تأثیرات مثبت آن ها بر سازمان مشاهده می شود. زیربخشهای این مرحله عبارتند از:
- حسابرسان داخلی باید وضعیت اجرای توصیه ها را پیگیری کنند و اطمینان حاصل کنند که اقدامات لازم انجام شده اند.
- پس از اجرای توصیه ها، حسابرسان داخلی به ارزیابی نتایج می پردازند. این شامل بررسی اینکه آیا تغییرات ایجاد شده بهبود عملکرد سازمان را به دنبال داشته اند.
- نتایج پیگیری به مدیران بالا گزارش داده می شود تا تصمیمات بیشتری اتخاذ کنند.
استانداردهای حسابرسی داخلی
حسابرسی داخلی بر اساس استانداردهای حسابرسی داخلی بین المللی (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) که توسط موسسه حسابرسان داخلی (IIA) تعیین شده اند، انجام می شود. این استانداردها شامل سه بخش اصلی است:
- استانداردهای کیفی: مربوط به ویژگی های حرفه ای حسابرسان داخلی، مانند استقلال، بی طرفی و صلاحیت حرفه ای.
- استانداردهای اجرایی: مربوط به فرآیندهای حسابرسی داخلی، از جمله برنامه ریزی، اجرا و گزارش دهی.
- استانداردهای عملکردی: مربوط به اهداف و نتایج حسابرسی داخلی، مانند بهبود کنترل های داخلی و مدیریت ریسک.
مزایای حسابرسی داخلی
یکی از مهمترین مزایای حسابرسی داخلی، شناسایی و مدیریت ریسک های مختلفی است که سازمان را تحت فشار قرار می دهند. حسابرسان داخلی با بررسی جزئی فرآیندهای کسب و کار، به شناسایی ریسک های مالی (مانند تقلب در مالیات یا نقص در مدیریت دارایی ها)، ریسک های عملیاتی (مانند اختلالات در زنجیره تأمین) و ریسک های انطباقی (مانند عدم پیروی از قوانین و مقررات) می پردازند.
با ارائه تحلیل های دقیق و شناسایی نقاط ضعف، حسابرسان داخلی به مدیران کمک می کنند تا ریسک ها را به صورت استراتژیک مدیریت کنند و از تأثیرات منفی آن ها جلوگیری کنند. این مسئله به افزایش استحکام مالی و عملیاتی سازمان کمک می کند و اطمینان می دهد که سازمان در برابر تهدیدات محیطی مقاوم باشد.
مزیت دوم چیست؟ کنترل های داخلی به عنوان خط دفاع اول سازمان علیه خطاها، تقلب ها و نقص در عملکردها عمل می کنند. حسابرسی داخلی به ارزیابی و تقویت این سیستم ها می پردازد. حسابرسان داخلی با بررسی فرآیندهای موجود، به شناسایی نقص در کنترل ها می پردازند و پیشنهاداتی برای بهبود ارائه می دهند.
به عنوان مثال، اگر یک سیستم کنترلی ناکافی در مدیریت جریان نقدی وجود داشته باشد، حسابرسان داخلی می توانند پیشنهاداتی برای ایجاد کنترل های جدید یا بهبود کنترل های موجود ارائه دهند. این کار به کاهش احتمال وقوع تقلب ها، اشتباهات مالی و حتی نقض قوانین کمک می کند و از امنیت مالی سازمان محافظت می کند.
مزیت سوم ، افزایش کارایی است، ارائه توصیه هایی برای بهبود فرآیندها و کاهش هزینه ها ؛ حسابرسی داخلی به عنوان یک ابزار بهبودی، به ارزیابی عملکرد فرآیندهای کسب و کار می پردازد و پیشنهاداتی برای بهبود کارایی ارائه می دهد. حسابرسان داخلی با بررسی فرآیندهای مختلف سازمان، به شناسایی فرصت های بهبود می پردازند.
۴مزیت چهارم افزایش شفافیت در گزارش دهی و ایجاد اعتماد در میان ذینفعان خواهد بود ، شفافیت در عملکرد سازمان یکی از عوامل بسیار تاثی گذار برای ایجاد اعتماد در میان ذینفعان (مانند سهامداران، مشتریان و مدیران) است. حسابرسی داخلی با ارائه گزارش های دقیق و موضوعی، به افزایش شفافیت در گزارش دهی می پردازد.
این گزارش ها شامل تحلیل هایی از عملکردهای مختلف سازمان و شناسایی نقاط قوت و ضعف هستند. این امر به مدیران کمک می کند تا تصمیمات مدیریتی بهتری بگیرند و به سهامداران و دیگر ذینفعان اطمینان دهد که سازمان به نحوی مدیریت می شود که بهره وری و اعتماد را افزایش دهد.
مزیت مهم پنجم ، اطمینان از رعایت قوانین و مقررات داخلی و خارجی است ؛ عملکرد سازمان ها باید با قوانین و مقررات داخلی و خارجی مطابقت داشته باشد. حسابرسی داخلی به اطمینان از رعایت این مقررات کمک می کند. حسابرسان داخلی با بررسی فعالیت های سازمان، اطمینان می کنند که تمام فرآیندها و عملکردها با قوانین مربوطه هماهنگ هستند.
این شامل مواردی مانند رعایت قوانین مالیاتی، مقررات حفاظت از اطلاعات شخصی مانند مقررات محیط زیست و حتی مقررات صنعتی است. اطمینان از انطباق با این مقررات، از طرفی از شهرت سازمان محافظت می کند و از طرف دیگر، مجازات های مالی و قانونی را کاهش می دهد.
چالش های حسابرسی داخلی
با وجود مزایای فراوان، حسابرسی داخلی با چالش هایی نیز مواجه است که مهم ترین آن ها را بررسی می کنیم :
حسابرسان داخلی باید به طور کامل مستقل عمل کنند، اما این استقلال گاهی تحت تأثیر فشارهای مدیریتی قرار می گیرد. مدیران ممکن است از نتایج حسابرسی برای دفاع از تصمیمات خود استفاده کنند یا حتی به حسابرسان فشار وارد کنند تا نتایج را تغییر دهند. حفظ بی طرفی در چنین شرایطی نیازمند ساختارهای قوی و پشتیبانی رهبری بالای سازمان است.
از سوی دیگر، با پیشرفت سریع فناوری، سیستم های اطلاعاتی سازمان ها هر روز پیچیده تر می شوند. حسابرسان داخلی باید به صورت مداوم ابزارهای جدیدی را یاد بگیرند و روشهای حسابرسی خود را بهبود بخشند تا بتوانند با ریسک های مربوط به فناوری (مانند حملات سیبری یا نقص در سیستم های امنیتی) سروکار کنند. عدم تطبیق با این تغییرات می تواند منجر به نادیده گرفتن ریسک های مهم شود.
همچنین، حسابرسی داخلی نیازمند منابع کافی از لحاظ زمان، پول و نیروی انسانی است. کمبود این منابع می تواند به کاهش کیفیت حسابرسی منجر شود. برای مثال، حسابرسان ممکن است نتوانند تمام فرآیندهای سازمان را با جزئیات لازم بررسی کنند یا از ابزارهای تحلیلی پیشرفته استفاده نکنند، که این موضوع به ضعف در شناسایی ریسک ها منجر می شود.
چالش بزرگ دیگر این است که حسابرسان داخلی گاهی پیشنهاداتی برای بهبود فرآیندها ارائه می دهند که ممکن است با مقاومت کارکنان یا مدیران روبه رو شوند. این مقاومت معمولاً به دلیل نگرانی از تغییرات، از دست دادن قدرت یا حتی تهدید شدن موقعیت کارکنان است. مدیریت این مقاومت نیازمند توانایی های ارتباطی و توجیهی قوی حسابرسان داخلی است تا بتوانند توصیه های خود را به صورت قابل قبولی ارائه کنند.
پیش بینی آینده حسابرسی داخلی
با توجه به تحولات سریع در حوزه های فناوری، اقتصاد و قوانین، حسابرسی داخلی نیز در حال تحول است، بهره گیری از هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و تحلیل داده ها برای بهبود فرآیندهای حسابرسی غیر قابل انکار خواهد بود، تمرکز بر ریسک های سایبری، افزایش توجه به ریسک های امنیت اطلاعات و حریم خصوصی نیز بر حسابرسی داخلی در آینده اثر گذار خواهد بود
به نظر می رسد، در آینده ای نه چندان دور، حرکت به سمت حسابرسی های مستمر و بلادرنگ به جای حسابرسی های دوره ا نیاز سازمان ها باشد بنابراین نیاز به توسعه مهارت های جدید در حسابرسان داخلی، مانند تحلیل داده ها و مدیریت تغییرات هم اجتناب ناپذیر خواهد بود.
اگر به دنبال بهبود عملکرد سازمان خود هستید، حسابرسی داخلی را جدی بگیرید و از مزایای بی شمار آن بهره مند شوید.